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Sacando provecho a las reuniones one-to-one con el equipo Comercial

Sacando provecho a las reuniones one-to-one con el equipo Comercial

Miguel Ángel Martínez, CEO de tengounsiniestro.comPor Miguel Ángel Martínez

Si hay algo que trabajamos mucho en los Proyectos de Consultoría Comercial para Directores de Equipos de ventas son las reuniones one-to-one con el equipo Comercial. Estas reuniones y revisiones son clave para el desarrollo individual de los vendedores.

Reuniones one-to-one con el equipo Comercial

Este tipo de reuniones proporcionan la visión conjunta perfecta sobre la actividad del comercial y su incidencia en los objetivos tanto individuales como de equipo.

Piensa en las diferentes revisiones que realizas regularmente para estar al tanto del progreso de la actividad comercial. Hay revisiones de acuerdos y ofertas, así como revisiones de llamadas, territorio, cuentas y prospección. Y cada revisión te brinda la oportunidad de integrar el seguimiento, formación y coaching de manera centrada y con alto impacto en sus actividades diarias.

Si realmente queremos agudizar la capacidad de una persona para desarrollar y ejecutar estrategias con oportunidades y acuerdos sólidos, ¿qué mejor manera de hacerlo que aprovechando las reuniones one-to-one?

Del mismo modo, si queremos que los miembros del equipo de ventas aprovechen al máximo cada llamada de ventas, ¿por qué no informar sobre cómo se ha ejecutado la llamada? Hablamos de asesorar a nuestro equipo sobre cómo pueden sacar el máximo provecho a cada actividad que realizan y lograr aún más.

Las reuniones de revisión son poderosas herramientas que permiten a los directores comerciales tomar el pulso a los miembros del equipo, estar pendiente del éxito del equipo y al mismo tiempo desarrollar las capacidades de sus comerciales.

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Sacando partido a las reuniones

Lo primero que debemos hacer es ver cómo podemos aprovechar al máximo cada una de las revisiones que realizamos. Para ello debemos entender primero que los objetivos que nos marquemos en cada tipo de revisión son diferentes.

En una reunión periódica, por ejemplo, nuestro objetivo es lograr tres cosas. En primer lugar, queremos ayudar al vendedor a desarrollar y ejecutar una estrategia que maximice su capacidad de éxito. En segundo lugar, queremos explorar cómo podemos comprimir el ciclo de ventas. Y tercero, queremos maximizar nuestra creación de valor para que también podamos maximizar el valor de las operaciones y los márgenes.

Por el contrario, en una revisión del Funnel de Ventas queremos asegurarnos de tener un embudo con potenciales válidos y con probabilidades de cierre, en otras palabras, queremos sacar toda la morralla del proceso de venta. Una vez que tenemos un funnel “limpio”, queremos asegurarnos de tener suficiente volumen (suficientes ofertas para llegar a objetivos), y una buena velocidad (las ofertas fluyen y no se estancan).

Al analizar cada tipo de reunión, comenzamos a comprender que los objetivos para cada una son muy diferentes. Entonces, si queremos maximizar nuestro impacto, no podemos mezclarlos.

Mantener las reuniones separadas en el tiempo, también te permite tener más impacto cuando entrenas o refuerzas. Al centrarnos intensamente en un conjunto de habilidades o capacidades, no confundimos al vendedor al tratar de entrenar y comentar demasiadas cosas a la vez.

Al integrar el coaching en el proceso de revisión, también mejoramos la eficacia de las reuniones dado que es de vital importancia proporcionar feedback para que el comercial corrija y mejore su proceso.

H2 Entrenando las reuniones one-to-one

Si bien los objetivos de cada tipo de reunión difieren, el proceso de tutelaje en una revisión comercial es el mismo independientemente del tipo de reunión.

En Community of insurance pensamos que hay cuatro componentes críticos y que, para maximizar el impacto, debemos hacer los cuatro todas y cada una de las veces que mantengamos una reunión.

Prepara la reunión

¿Alguna vez te has dado cuenta de cuánto tiempo desperdicias en una reunión simplemente repasando la información básica? Si una revisión típica tiene una duración de 30 minutos, no es raro gastar los primeros 20 minutos en revisar antecedentes y el estado actual, dejando solo 10 minutos para analizar realmente lo que deberíamos hacer, los próximos pasos y las medidas a tomar.

¿No sería más impactante la reunión si invirtiéramos esos números, no gastásemos más de 10 minutos en antecedentes y el resto explorando estrategias e ideas alternativas para avanzar?

La preparación es crítica. Antes de una revisión, dedica unos minutos a analizar los datos del CRM para conocer y llevar preparado lo que sucedió, dónde está en el proceso de venta, quiénes son los competidores, salud del funnel y demás información clave.

A partir de solo cinco minutos de preparación, obtendrás una idea general de lo que está sucediendo y podrás comenzar a desarrollar algunas preguntas sobre áreas que te gustaría explorar con tu equipo.

Ejecución de la reunión de revisión

Los vendedores también deben prepararse. La reunión no debe ser el vendedor contando lo que ha hecho y después tu diciendo lo que debería hacer en los próximos días. En cambio, las revisiones deben funcionar como diálogos. Se deben explorar alternativas. Para que todo salga bien, puedes comenzar con preguntas como “¿Por qué crees que …?”, “¿Qué pasaría si intentases esto …” y “Has considerado …”?

El gran aprendizaje ocurre cuando los vendedores piensan y evalúan qué, cómo y por qué están haciendo ciertas cosas. Continúa con ellos pensando en lo que podría hacerse de manera diferente y presentando nuevas ideas y enfoques por sí mismos. Estás ahí para guiarlos, ayudándoles a mejorar la forma en que se acercan a la situación.

Acordar los próximos pasos y acciones

Una vez que hayas realizado la revisión, es fundamental repasar los siguientes pasos y elementos de acción. Esto debe ser documentado por el vendedor idealmente en su CRM para que ninguno de los dos olvide lo que viene a continuación.

Los próximos pasos deben ser muy específicos. Por ejemplo, deben incluir las acciones que deben llevarse a cabo, quién debe participar, en qué fecha y con qué fin.

Sin elementos de acción documentados y específicos, es muy difícil avanzar de una manera enfocada, proactiva y productiva.

Seguimiento del Plan

Parece simple, pero esto es donde la mayoría de los directores comerciales fallan. Puede realizar bien los primeros tres pasos, pero sin seguimiento, nunca cerrarás el ciclo. Es fundamental hacer un seguimiento para ver qué sucede y analizar lo que se aprendió y los posibles próximos pasos.

Para finalizar

En un principio, el preparar tan bien las reuniones one-to-one puede parecer mucha cantidad de trabajo, pero al incorporar lentamente lo anterior en tu actividad diaria, comenzarás a ver una mejora constante de tu equipo. Y cuanto más a menudo realices revisiones de esta manera, menos trabajo te costará y tanto tu como tu equipo podréis separar lo insignificante y descubriendo lo que realmente importa.

Acerca del autor

Responsable de Consultoría Comercial en Community of Insurance.

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