(¿Conoces nuestra e letter «Reinventando el modelo de negocio de la Correduría de seguros?)
Escribe: Ramón Guinart, Director Funcional de MPM Software
Entendemos la productividad como la relación entre la producción obtenida por un sistema de producción o servicios y los recursos utilizados para obtenerla. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema.
El objetivo principal en un entorno de gestión debería ser simplificar y liberar a los usuarios de todas aquellas tareas repetitivas que no aportan valor añadido. En la medida de lo posible, deberíamos aprovechar la tecnología para realizar las tareas repetitivas y dejar a los usuarios la realización de tareas que realmente aporten valor añadido a los procesos internos.
La productividad está estrechamente relacionada con la tecnología y los procesos empresariales, siendo uno de los factores determinantes del establecimiento de ventajas competitivas en el mundo de los negocios. La mejora de la productividad se obtiene a través de la innovación, y para innovar estructuradamente debemos analizar y comprender perfectamente cada uno de los procesos que conforman la actividad de nuestro negocio, la correduría de seguros.
Si analizamos con cierto rigor la actividad de la correduría y sus procesos, detectaremos una serie de costes que podrían estar penalizando la rentabilidad del negocio de forma importante, generalmente afectando a los costes de adquisición y mantenimiento de la cartera.
Nos centraremos en este artículo en el aumento de la productividad derivado de la correcta implantación de la tecnología en la gestión
diaria de una correduría, centrándonos en tres grandes bloques: Integración de datos, Integración de procesos on-line con las aseguradoras y Automatización de procedimientos.
Para comprender la suma importancia que tiene la integración de datos con las compañías de seguros, empezamos con una sencilla tabla comparativa de costes derivados de realizar el proceso de carga de información en nuestro BackOffice de forma manual y realizarlo de forma automatizada.
La introducción manual de datos de recibos y pólizas, medida en casos reales por nuestro equipo de consultores nos proporciona estos valores medios:
Además cabe considerar que el trabajo manual y repetitivo de introducción de datos lleva asociado un porcentaje de error en la introducción de los datos y que su velocidad de trabajo no es lineal.
Si automatizamos los procesos de carga de información, tenemos los siguiente ratios:
Si además, optimizamos el rendimiento del entorno y del proceso de carga para ganar en velocidad, podemos mejorar estos tiempos hasta obtener unos ratios de costes insignificantes:
(*1) Se ha calculado un coste medio de usuario de 25 euros/h.
(*2) Se ha considerado el tiempo de alta de la póliza, asegurado/riesgo, coberturas y enlace documental del condicionado particular.
Aplicando los datos anteriores a diferentes modelos de corredurías –con distinto número de empleados- analizados por MPM Software, podríamos obtener ahorros de costes de:
Además, deberemos considerar la mejora en la calidad de la información introducida derivada de un proceso automatizado frente a uno manual con posibilidad de errores del usuario.
Productividad con la integración online de las compañías en los procesos de gestión
La evolución de la tecnología nos permite nuevos modelos de integración entre organizaciones. La aplicación de la tecnología SOA (Arquitectura Orientada a Servicios) en nuestras soluciones de gestión, facilita los procesos de conectividad online con nuestros proveedores, las Compañías aseguradoras.
Una de las modalidades de estos Servicios la constituyen los denominados WebServices, que son procesos (programas) que se ejecutan en los servidores web para proporcionar servicios de envío y recepción de datos al usuario autorizado que los peticione. Un WebService siempre está “escuchando” las posibles peticiones que puedan llegarle (concepto de servicio) y cuando detecta una petición ejecuta el proceso solicitado.
En el último año se ha apreciado una apuesta verdaderamente importante por parte de algunas compañías aseguradoras en la implantación de servicios web de gestión para facilitar su relación con los corredores. De esta forma las aplicaciones de los corredores pueden interactuar on-line con los sistemas de las compañías, evitándole al corredor la duplicación en la introducción de la información en los sistemas de la compañía y en los del propio corredor.
Algunos ejemplos de servicios web hoy disponibles son los siguientes:
* Servicios de tarificación y contratación de diversos ramos: automóviles, motocicletas, hogar, salud, comercio, accidentes,…
* Servicios de consulta de información de pólizas, recibos, siniestros,…
* Servicios de comunicación (alta) de nuevos siniestros.
* Servicios de solicitud de peritaje.
* Servicios de emisión de duplicados, suplementos, recibos,…
En estos casos la productividad es además de una cuestión de ahorro de tiempo (al evitarnos navegar por la intranet de la compañía con el registro de usuario, búsqueda de la información, edición de la misma y posterior introducción en el sistema del corredor) una mejora en términos de accesibilidad y fiabilidad de la información, obtenida mediante la digitalización de un procedimiento compartido entre la aseguradora y la correduría.
Automatización de procesos internos
Otro de los puntos fundamentales en el aumento de la productividad es la automatización de los diversos procedimientos de gestión interna.
Una vez detallados los diversos procesos de gestión que se realizan en la correduría, se determinan cuales son las tareas repetitivas, que no aportan valor añadido, y que pueden automatizarse, delegando su ejecución a un proceso informático.
Algunos de los procedimientos donde rápidamente pueden medirse mejoras en cuanto a tiempo de ejecución de tareas son aquellos que se repiten de una forma cíclica, como son la automatización de avisos y comunicaciones
a los clientes, procesos de gestión de devoluciones, verificaciones de emisión de cartera, etc.…
Mejoras en productividad
Las mejoras en la productividad no deberían basarse únicamente en la adopción de las diversas mejoras tecnológicas comentadas anteriormente.
Todas las corredurías están habituadas a trabajar sobre objetivos a nivel comercial, pero todavía son minoría aquellas que tienen sus procesos de gestión guiados por objetivos.
La correduría debería dar visión de las tareas que deben realizar sus empleados para que estos puedan focalizarse en el trabajo realmente importante para la organización. Esta focalización puede realizarse de una forma efectiva mediante el uso de una intranet departamental donde se publiquen los distintos indicadores personales y departamentales en función de una serie de objetivos determinados previamente.
El seguimiento y control del estado de la correduría es imperativo para verificar que nuestro sistema productivo es eficiente.
Otros modelos de productividad
Existen otros múltiples ejemplos de productividad a partir de la innovación en tecnología, como la aplicación de la tecnología SOA facilitando la conectividad externa con los sistemas del corredor tanto por parte de los clientes como de los auxiliares externos de la correduría.
La innovación en la integración de la correduría con los clientes y auxiliares, la productividad derivada de la gestión por procesos y la medición de los automatismos con indicadores y reportes automatizados, merecen por si mismos un análisis mucho más detallado que trasciende el objetivo de este articulo.
Simplemente dos reflexiones finales:
1- La Tecnología transforma continuamente nuestros procesos de negocio, haciéndolos cada vez mejores, más rápidos y también más económicos. [Ravi Kalakota]
2- La innovación no es tanto lo que los innovadores hacen, sino aquello que los clientes perciben.
